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配置扫描至E-Mail环境

设置流程

扫描至E-Mail是将在本机扫描的原始数据作为E-Mail附件发送的功能。

由于本机支持S/MIME和SSL/TLS加密和SMTP前POP认证，可以确保安全性。

当采用LDAP服务器或活动目录进行用户管理时，您可以从服务器搜索或指定E-mail地址。

使用扫描至E-Mail功能时，请按照以下步骤配置设置。

  1. 配置本机的网络设置(此处)

  2. 配置用于扫描至E-Mail的基本设置(此处)

  3. 请根据您的环境配置设置

    • 使用SMTP前POP认证(此处)

    • 使用扫描至本机功能(此处)

    • 使用扫描至URL功能(此处)

配置用于扫描至E-Mail的基本设置

配置从本机发送E-Mail所需的设置。

  1. 在Web Connection的管理员模式下(或在本机的[机器设置]-[管理员]中)选择[网络]-[电子邮件设置]-[邮件传送 (SMTP)]，然后配置以下设置。

    设置

    说明

    [电子邮件发送设置]

    从本机上发送E-mail时，将该选项设置为开启(默认值为开启)。

    [E-mail]

    使用扫描至E-mail功能时，请将该选项设置为开启(默认值为开启)。

    使用此功能可以将扫描的原始数据作为E-Mail附件发送。

    [邮件通知功能]

    使用邮件通知功能时，请将该选项设置为开启(默认值为开启)。

    如果在本机上出现让用户添加纸张、更换碳粉或解决卡纸的警告时，可能会发送到注册的E-mail地址。有关E-mail通知功能的详细资料，请参见此处。

    [总计数通告功能]

    使用总计数通告功能时，请将该选项设置为开启(默认值为开启)。

    使用此功能可以向注册的E-Mail地址发送本机管理的计数器信息。有关总计数器通知功能的详细资料，请参见此处。

    [SMTP服务器地址]

    输入邮件服务器(SMTP)地址。采用下列任意一种格式。

    • 输入主机名的示例："host.example.com"

    • 输入IP地址(IPv4)的示例："192.168.1.1"

    • 输入IP地址(IPv6)的示例："fe80::220:6bff:fe10:2f16"

    [端口号]

    如有必要，更改邮件服务器(SMTP)的端口号(默认值为[25])。

    [连接超时]

    如有必要，可以通过更改超时等待时间限制与邮件服务器(SMTP)之间的通信(默认值为[60]秒)。

    [服务器负荷减轻传输方式]

    选择用于减少邮件服务器(SMTP)负荷的发送方法(默认值为[关闭])。

    • [二进制分割]：以指定大小分割E-mail。[二进制分割尺寸]：输入分割E-mail的大小。

    • [超上限时停止扫描发送]：当E-mail的大小超过指定的最大值时停止发送。指定最大值时，在[最大邮件尺寸]中选择[限制]，然后在[服务器容量上限]中输入邮件服务器(SMTP)允许的最大E-mail容量。

    • [超上限下载URL扫描TX]：当E-mail的大小超过指定的最大值时，不添加附件通知指定为下载URL目的地的E-mail地址。指定最大值时，在[最大邮件尺寸]中选择[限制]，然后在[服务器容量上限]中输入邮件服务器(SMTP)允许的最大E-mail容量。

    • [总是通过下载URL的方式进行扫描发送]：不添加附件通知指定为下载URL目的地的E-mail地址。

  2. 在Web Connection的管理员模式(或在本机的[机器设置]-[管理员])中，选择[系统设置]-[机器设置]-[登记新管理员]，然后在[电子邮件地址]中输入本机管理员的E-Mail地址(最多可使用128个字符，不含空格)。

    • 此处输入的E-Mail地址将作为从本机发送的E-Mail的发出地址(发件人地址)。

  • 发送E-mail前可以在本机屏幕上更改发件人地址。

  • 如果本机安装了用户认证，将采用登录用户的E-Mail地址作为发件人的E-Mail地址。

使用SSL/TLS通信

在您的环境中安装了SSL/TLS时，请指定加密与邮件服务器(SMTP)通信的方法。

在Web Connection的管理员模式下(或在本机的[机器设置]-[管理员]中)选择[网络]-[电子邮件设置]-[邮件传送 (SMTP)]，然后配置以下设置。

设置

说明

[SSL/TLS设置]

选择与邮件服务器(SMTP)通信的加密方法(默认值为[关闭])。该选项支持SMTP over SSL和Start TLS。

[端口号(SSL)]

如有必要，请更改SSL通信的端口号(默认值为[465])。

将[SSL/TLS设置]选择为[SMTP over SSL]时，此选项可用。

[证书验证等级设置]

如需在SSL通信中验证证书，请选择需要验证的项目。

  • [有效期]：确认证书是否处于有效期内(默认值为开启)。

  • [CN]：确认证书的CN (公用名)是否匹配服务器地址(默认值为关闭)。

  • [键使用方法]：确认证书的使用是否符合证书发行机构的目标用途(默认值为关闭)。

  • [链式]：确认证书链(证书路径)是否存在问题(默认值为关闭)。系统参照本机管理的外部证书验证证书链。

  • [过期确认]：确认证书是否过期(默认值为关闭)。按照先OCSP(联机证书状态协议)服务，再CRL(证书吊销列表)的顺序执行过期确认。

  • 验证通讯对方的证书(此处)

使用SMTP认证

SMTP认证是发送E-mail时使用用户ID和密码验证用户的一种功能。

在您的环境中安装了SMTP认证时，请配置使用SMTP认证的设置。

在Web Connection的管理员模式下(或在本机的[机器设置]-[管理员]中)选择[网络]-[电子邮件设置]-[邮件传送 (SMTP)]-[详情设置]，然后配置以下设置。

设置

说明

[SMTP认证]

使用SMTP认证时，请将该选项设置为开启(默认值为关闭)。

[SMTP认证模式]

将SMTP认证方式设置为开启。

[用户ID]

输入用于SMTP认证的用户ID (最多可使用64个字符)。

[密码]

输入用于SMTP认证的密码(最多可使用64个字符，不包括")。

[域名]

当SMTP认证方式为Digest-MD5时，请输入域名(领域)(最多使用253个字符)。

有两个或多个域(领域)时，请输入域名。如果只存在一个域(领域)，则无需输入。首次通信时将从邮件服务器(SMTP)通知域名，并自动使用该域名执行通信。

[认证设置]

选择是否将SMTP认证与本机的用户认证同步(默认值为[设置值])。当本机已安装用户认证时，必须设置此项。

  • [用户认证]：将本机注册用户的用户认证作为SMTP认证的认证信息使用。

  • [设置值]：使用在[用户ID]和[密码]中输入的值。如果由于非在[用户ID]中指定的用户发送了E-mail而导致SMTP认证失败，将[Envelope-From设置]设置为开启，然后在[来源地址]中输入要应用到发件人的E-mail地址。当[Envelope-From设置]设置为关闭，本机管理员的E-Mail地址会应用到发件人。

使用SMTP前POP认证

SMTP前POP认证功能在发送E-Mail之前使用邮件服务器(POP)进行POP认证，只有认证成功才允许发送E-Mail。

在您的环境中安装了SMTP前POP认证时，请配置使用SMTP前POP认证的设置。

  1. 在Web Connection的管理员模式下(或在本机的[机器设置]-[管理员]中)选择[网络]-[电子邮件设置]-[邮件传送 (SMTP)]-[详情设置]，然后配置以下设置。

    设置

    说明

    [SMTP前POP]

    使用SMTP前POP时，请将该选项设置为开启(默认值为关闭)。

    • [SMTP前POP时间]：如有必要，更改POP认证成功后开始邮件发送的等待时间(默认值为[5]秒)。根据您的环境，POP认证成功后可能需要等待一段时间才允许发送E-Mail。在这种情况下，如果指定了不充足的时间，邮件发送可能失败。

  2. 在Web Connection的管理员模式下(或在本机的[机器设置]-[管理员]中)选择[网络]-[电子邮件设置]-[邮件接收 (POP)]，然后配置以下设置。

    设置

    说明

    [电子邮件接收设置]

    在本机上收到E-mail时，将该选项设置为开启(默认值为开启)。

    [POP服务器地址]

    输入您的邮件服务器(POP)地址。采用下列任意一种格式。

    • 输入主机名的示例："host.example.com"

    • 输入IP地址(IPv4)的示例："192.168.1.1"

    • 输入IP地址(IPv6)的示例："fe80::220:6bff:fe10:2f16"

    [登录名]

    输入用于POP认证的登录名(最多可使用63个字符)。

    [密码]

    输入用于POP认证的密码(最多可使用15个字符)。

    [连接超时]

    如有必要，可以通过更改超时等待时间限制与邮件服务器(POP)之间的通信(默认值为[30]秒)。

    [端口号]

    如有必要，更改邮件服务器(POP)的端口号(默认值为[110])。

  3. 根据您的环境配置基于SSL和APOP的POP设置。在Web Connection的管理员模式下(或在本机的[机器设置]-[管理员]中)选择[网络]-[电子邮件设置]-[邮件接收 (POP)]，然后配置以下设置。

    设置

    说明

    [APOP认证]

    使用APOP认证时，请将该选项设置为开启(默认值为关闭)。

    [启用SSL]

    使用SSL通信时，请将该选项设置为开启(默认值为关闭)。

    • [端口号(SSL)]：如有必要，请更改SSL通信的端口号(默认值为[995])。

    [证书验证等级设置]

    如需在SSL通信中验证证书，请选择需要验证的项目。

    • [有效期]：确认证书是否处于有效期内(默认值为开启)。

    • [CN]：确认证书的CN (公用名)是否匹配服务器地址(默认值为关闭)。

    • [键使用方法]：确认证书的使用是否符合证书发行机构的目标用途(默认值为关闭)。

    • [链式]:：确认证书链(证书路径)是否存在问题。系统参照本机管理的外部证书验证证书链(默认值为关闭)。

    • [过期确认]：确认证书是否过期(默认值为关闭)。按照先OCSP(联机证书状态协议)服务，再CRL(证书吊销列表)的顺序执行过期确认。

  • 验证通讯对方的证书(此处)

使用S/MIME

S/MIME是一种邮件加密方案。使用S/MIME可加密从本机发送的E-mail，防止发送过程中被第三方拦截。另外，向E-mail添加数字签名可确保发件人的真实性，并证明没有E-mail被伪造。

如果环境中安装了S/MIME，请配置使用S/MIME的设置。

  1. 注册一个用于加密至邮件发送目的地的证书(此处)。

  2. 注册作为数字签名添加至E-Mail的本机证书(此处)。

  3. 在Web Connection的管理员模式下(或在本机的[机器设置]-[管理员]中)选择[网络]-[电子邮件设置]-[S/MIME]，然后配置以下设置。

    设置

    说明

    [S/MIME通信设置]

    使用S/MIME时，请将该选项设置为开启(默认值为关闭)。

    如需设置为开启，本机证书的E-Mail地址必须与管理员的E-Mail地址相匹配。

    [数码签名]

    如需在发送E-Mail时添加数字签名，需选择添加方法(默认值为[不签名])。

    • [不签名]：不添加签名。

    • [签名]：始终添加签名。自动添加数字签名，无需在发送E-Mail前执行特殊设置。

    • [发送时选择]：用户必须在发送E-Mail前选择是否添加数字签名。

    [数字签名类型]

    如需在发送E-Mail时添加数字签名，请选择其认证方法(默认值为[SHA-1])。

    [E-Mail 内容加密方式]

    选择加密E-mail文字的方法(默认值为[3DES])。

    [自动获得认证]

    选择是否从本机上接收到的E-mail自动获得数字签名(用户证书)(默认值为[关闭])。

    所获得的证书会另外在符合证书中所描述E-mail地址的E-mail地址中注册。

    [打印 S/MIME信息]

    选择当本机接收到S/MIME E-mail时是否打印S/MIME信息(默认值为[关闭])。

    [证书验证等级设置]

    如果需要在[自动获得认证]设置为[开启]时验证所获得的证书，请选择需要验证的项目。

    • [有效期]：确认证书是否处于有效期内(默认值为开启)。

    • [键使用方法]：确认证书的使用是否符合证书发行机构的目标用途(默认值为关闭)。

    • [链式]：确认证书链(证书路径)是否存在问题(默认值为关闭)。系统参照本机管理的外部证书验证证书链。

    • [过期确认]：确认证书是否过期(默认值为关闭)。按照先OCSP(联机证书状态协议)服务，再CRL(证书吊销列表)的顺序执行过期确认。

  • 当必须使用S/MIME功能时，使用管理员的E-Mail地址(本机证书的E-Mail地址)作为发件人地址。

使用扫描至本机功能

若要使用扫描至本机功能，请在用户的注册信息中注册E-Mail地址。

该选项在本机上安装了MFP认证或外部服务器认证时可用。

在Web Connection的管理员模式下(或在本机的[机器设置]-[管理员]中)选择[用户认证/帐户监控]-[用户认证设置]-[用户注册]，然后配置以下设置。

设置

说明

[电子邮件地址]

输入用户的E-Mail地址(最多使用不包括空格的320个字符)。

  • 如果使用活动目录作为认证服务器，请在活动目录中注册用户的E-Mail地址。

  • 发送到您的地址(扫描至本机)(此处)

使用扫描至URL功能

配置设置以使用扫描至URL功能。

该选项在本机上安装了MFP认证或外部服务器认证时可用。

  1. 在Web Connection的管理员模式下(或在本机的[机器设置]-[管理员]中)选择[用户认证/帐户监控]-[用户认证设置]-[用户注册]，然后配置以下设置。

    设置

    说明

    [电子邮件地址]

    输入用户的E-Mail地址(最多使用不包括空格的320个字符)。

  2. 在Web Connection的管理员模式下(或在本机的[机器设置]-[管理员]中)选择[用户认证/帐户监控]-[用户认证设置]-[URL显示启用设置]，然后配置以下设置。

    设置

    说明

    [URL显示启用设置]

    使用扫描至URL功能时，请将该选项设置为开启(默认值为开启)。

  • 将下载URL发送到您的地址(扫描至URL)(此处)